O WhatsApp na comunicação interna pode ser um risco para sua empresa!
A necessidade constante das empresas, de inserir no ambiente corporativo os recursos tecnológicos e digitais mais atuais para se mostrarem inovadoras – tanto para o mercado (clientes e concorrência) como para seus colaboradores – traz consigo alguns riscos quando implantados sem o diagnóstico de coerência e efetividade para a realidade da empresa. É o caso da utilização desmedida do WhatsApp na comunicação interna.
Uma pesquisa sobre WhatsApp, trabalho e comunicação, realizada em 2015, apontava que 94% dos brasileiros utilizavam o WhatsApp para se comunicar com os colegas de trabalho, 31% deles participavam de conversas confidenciais da empresa pela ferramenta e 12% compartilhavam assuntos sensíveis.
Além da familiaridade dos usuários com o aplicativo, a oportunidade de usar uma linguagem mais informal, a sensação de proximidade e a facilidade com que se consegue trocar mensagens instantâneas, a adesão ao WhatsApp também é influenciada pelo baixo custo, já que não é preciso pagar para usá-lo. Mas esta vantagem inicial requer uma atenção mais detalhada de suas vulnerabilidades.
Segurança digital
Mesmo com a criptografia de ponta a ponta anunciada pelo aplicativo, segundo levantamento do laboratório especializado em segurança digital da PSafe (dfndr lab), mais de 15 mil brasileiros são vítimas de clonagem do WhatsApp diariamente. Esses ciberataques registram alta desde janeiro e se intensificaram durante a pandemia que levou ao isolamento social e, por isso, ao maior uso de tecnologias digitais.
Ao assumir a identidade da conta de um usuário o hacker, além de acessar informações pessoais e confidenciais, pode se passar por ele e enviar mensagens comprometedoras para os contatos da lista de transmissão da conta hackeada, que podem ser, inclusive, mensagens pertinentes à empresa para um grupo ou pessoa errada, gerando sérios conflitos à empresa.
Imagine só, alguém enviar uma mensagem para o WhatsApp da empresa em seu nome?! Seria uma situação bastante desagradável.
Como a empresa não é a “dona” da ferramenta, a segurança da informação, bem como o registro ou histórico dela, ficam comprometidos, especialmente porque ela pode ser tirada do ar a qualquer momento. Além disso, ao ser adicionado a um grupo de WhatsApp, as pessoas têm seus números de telefone expostos para todos os demais integrantes, que podem ou não fazer mau uso desse dado que é pessoal.
Fatores legais
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que regula a coleta, o armazenamento e o uso de dados pessoais no ambiente físico e virtual, em vigor desde setembro de 2020, também coloca em desvantagem o uso do aplicativo como canal de comunicação, já que ele não oferece recurso suficiente para gerenciamento das regras como o consentimento dos usuários para receber conteúdos, por exemplo.
“Em praticamente todas as empresas, o WhatsApp é utilizado para trocar mensagens sobre o trabalho, entretanto, tal uso pode trazer alguns riscos à empresa no que tange à proteção dos dados lá compartilhados. Primeiramente, o ponto principal é a dificuldade de manter a organização, saber se existem grupos das equipes, quantos grupos existem, quem faz parte desses grupos, se há pessoas de fora da empresa, etc. Essa dificuldade aumenta as chances de ocorrência de perda de documentos, uso indevido por terceiros ou até vazamento para pessoas que não estavam autorizadas à recebe-los. Considerando que a LGPD exige o mapeamento do fluxo de dados, o uso corporativo do WhatsApp pode tornar tal obrigação praticamente impossível. ”, explica André Fisman, advogado na Bonuz, que presta consultoria sobre LGPD à médias e grandes empresas.
Redução de foco
Outro problema intrínseco à natureza da plataforma é que ela foi criada para o uso pessoal e as mensagens da empresa acabarão misturadas com as pessoais, ou seja, o colaborador terá diversas distrações, podendo afetar sua produtividade.
Senso de urgência
O fluxo de mensagens aumentado especialmente durante a pandemia, em razão do distanciamento entre as equipes de trabalho que ocupavam um mesmo espaço físico nos escritórios, tem se tornado uma questão de saúde mental, tema central dos esforços das empresas nesse período.
O WhatsApp nos dá a sensação do imediatismo e no ambiente corporativo tem a tendência de criar um constante estado de alerta e urgência gerando o aumento do estresse e esgotamento mental do colaborador, levando a um inevitável cansaço mental.
Segmentação de público
Sabemos que há conteúdos que devem ser direcionados a públicos específicos, ou seja, há informações que não são para todos. Para atender a essa lógica, seria necessária a criação de diversos grupos separadamente para selecionar e enviar a informação de interesse para cada time. Além de ser improdutivo, a prática levaria ao risco do excesso de informação, pois não é raro ter uma mesma pessoa atuando em grupos diferentes.
Mensuração de resultados
Em maio deste ano, a Aberje promoveu um evento online com empresas que utilizam o WhatsApp sobre o uso da ferramenta na Comunicação Corporativa, dentre os desafios apontados estavam a dificuldade de se mensurar as ações desenvolvidas por meio da ferramenta, já que todo o trabalho é feito de forma manual.
Analisando os tópicos acima, você ainda acha válido o WhatsApp na comunicação interna? Para te ajudar nessa reflexão, temos uma boa alternativa, veja:
É possível SIM ter agilidade, segurança, interatividade e gerenciamento em uma única ferramenta. Com o Worksphere como canal oficial de comunicação:
- É possível compartilhar as notícias e materiais em tempo real;
- Sua empresa está protegida legalmente (além de um termo de uso obrigatório, que o colaborador precisa aceitar em seu primeiro acesso, a plataforma é adequada à LGPD);
- Você consegue mensurar resultados (através do analytics é possível mapear o colaborador mais engajado, nº de curtidas/comentários/visualizações, mapa de calor com os horários mais acessados, etc);
- Os colaboradores sentem-se protagonistas, pois podem interagir e até participar do processo de comunicação, caso a área deseje;
- Você segmenta conteúdos com apenas um click;
- Sua área de comunicação entrega SERVIÇO. Integre sistemas (banco de horas, holerite, férias, etc) e facilite o dia a dia dos colaboradores;
- Sua empresa terá uma plataforma personalizada (alinhada à identidade visual) e exclusiva.
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